О сроках хранения деловых документов

Автор:

В номере: 2009

Пожизненно следует хранить следующие виды личных документов:

  • свидетельства о рождении (Geburtsurkunde), крещении (Taufurkunde), браке (Heiratsurkunde);
  • свидетельства об образовании (Zeugnisse, Ausbildungsurkunden);
  • документы, удостоверяющие личность (Personalausweis, Reisepass, Fuehrerschein) и их копии;
  • медицинские заключения (aerztliche Gutachten);
  • свидетельства о смерти (Sterbeurkunden) и принадлежности к семье (Familienangehoerigen);
  • документы для начисления пенсий — трудовые договора (Arbeitsvertraege), документы обо всех видах социального страхования (Sozialversicheungsunterlagen), расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen), свидетельства о приеме в учебное заведение (Immatrikulations-bescheinigen) и подлежащих социальному страхованию работах перед началом учебы (sozialabgabepflichtige Jobs).

Основание: Кодекс гражданских законов — BGB, закон о пенсионном страховании — RV-Nachhaltigkeitsgesetz

В течение 30 лет следует хранить все документы:

  • получаемые от судебных органов на имя лица — приговоры и решения суда (Urteile), приказы суда об уплате просроченного долга (Mahnbescheide), судебные дела (Prozessakten).
Основание: Гражданский процессуальный кодекс — ZPO;
  • связанные с хранением денег и ценных бумаг в банках, сберегательных кассах и получением от них кредитов — договора, решения, уведомления (Bankunterlagen),
  • документы, подтверждающие получение кредита и его погашения (Kreditunterlagen).
Основание: Банковское законодательство — Banken-und Versicherungsgesetz До окончания срока договора (а в части только налогового аспекта — в течение 10 лет):
  • документы о различных видах страхования (кроме социальных);
  • при страховании личных транспортных средств (Autoversicherung) — договор о купле (Kaufvertrag),
  • справка о налоге на собственника автомобиля (Kraftfahrzeugsteuerbescheid),
  • технические документы на автомобиль (другое транспортное средство);
  • докумены о найме квартиры — договор о найме (Mietvertrag),
  • протокол о передаче (UEbergabeprotokoll),
  • расчеты расходов по эксплуатации квартиры (Nebenkosten-abrechnungen), расчеты, которые являются решающими при переговорах о размере залога (Kaution) и компенсации — Abstand (например, стоимость кухонного оборудования, настиле полов и т.д.);
  • документы на собственную квартиру или земельный участок — выписка из поземельной книги (Grundbuchauszug),
  • расчеты на строительство (Baurechnungen),
  • расчеты, которые при купле имеют решающее значение для переговорах о цене квартиры (земельного участка).
Основание: Кодекс гражданских законов — BGB
В течение 10-ти лет следует хранить документы, касающиеся: уплаты подоходного налога, а именно, комплекты документов к налоговой декларации (Steuererklaerung), в т.ч. расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen) и все платежные квитанции (Quittungen), которые прилагаются к декларации; решения и уведомления налоговых органов (Steuerbescheide).
Основание: Налоговое законодательство — AO, EStG, GewStG. использования расчетного счета в банках и сберегательных кассах (Kontoauszuege, Rechnungen, Quittungen)
Основание: Налоговое и банковское законодательство
  • ведения самостоятельной трудовой деятельности — вступительный баланс (Eroeffnungsbilanz),
  • бухгалтерские документы (Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbuecher) и все приложения к ним (Buchungsbelege),
  • описи имущества (Inventur),
  • годовые отчеты (Jahresabschluss),
  • по уплате налогов всех видов (Steuerunterlagen),
  • указаний по ведению работы (Arbeitsanweisungen) и оформлению ее результатов (Proektunterlagen, Fertigungs-unterlagen).
Основание: Ремесленное уложение и налоговое законодательство
В течение 6-ти лет следует хранить деловую переписку и переписку с государственными ведомствами, а именно: получаемые и отправляемые деловые письма (Geschaeftsbriefe); получаемые от государственных ведомств решения (Bescheide) и уведомления (Benachrichtigungen).
Основание: Кодекс гражданских законов — BGB

В течение 2-х лет следует хранить договоры о купле (Kaufvertraege) различных видов движимого имущества (кроме транспортных средств), а также платежные документы (Rechnungen, Quittungen) при оплате различных видов услуг (за радио и телевидение, телефон, почтовые отправления и получения, Интернет, потребляемую энергию, воду, подписку на газеты и журналы, за услуги врачей, нотариусов, адвокатов и т. п.).

Основание: Кодекс гражданских законов — BGB

В течение 6-ти месяцев следует хранить платежные документы за ремесленные услуги (Handwerkleistungen) и документы, подтверждающие различные недостатки в ходе организованных экскурсий и путешествий (Reisemaengel). Основание: Ремесленное уложение — HGB, Кодекс гражданских законов — BGB

Примечание:
1. Документы, которые хранятся на жесткой плате компьютера или технических носителях информации (компакт-дисках, дискетах), должны быть распечатаны во избежание порчи приборов и принадлежностей к ним.
2. Сроки хранения относятся как к подлинникам документов, так и к копиям их с печатями или штампами соответствующих учреждений.

Архив

Anzeige

Anzeige

Присоединяйся!