О сроках хранения деловых документов

Автор:

В номере: 2009

На этот вопрос отвечают соответствующие законоположения (Гражданский кодекс, Гражданский процессуальный кодекс, налоговое право, страховое право, Ремесленное уложение, частное право и др.) в зависимости от вида, содержания и значимости документа.

Пожизненно следует хранить следующие виды личных документов:

  • свидетельства о рождении (Geburtsurkunde), крещении (Taufurkunde), браке (Heiratsurkunde);
  • свидетельства об образовании (Zeugnisse, Ausbildungsurkunden);
  • документы, удостоверяющие личность (Personalausweis, Reisepass, Fuehrerschein) и их копии;
  • медицинские заключения (aerztliche Gutachten);
  • свидетельства о смерти (Sterbeurkunden) и принадлежности к семье (Familienangehoerigen);
  • документы для начисления пенсий — трудовые договора (Arbeitsvertraege),
  • документы обо всех видах социального страхования (Sozialversicheungsunterlagen),
  • расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen),
  • свидетельства о приеме в учебное заведение (Immatrikulations-bescheinigen) и подлежащих социальному страхованию работах перед началом учебы (sozialabgabepflichtige Jobs).
Основание: Кодекс гражданских законов — BGB, закон о пенсионном страховании — RV-Nachhaltigkeitsgesetz

В течение 30 лет следует хранить все документы:
  • получаемые от судебных органов на имя лица — приговоры и решения суда (Urteile),
  • приказы суда об уплате просроченного долга (Mahnbescheide),
  • судебные дела (Prozessakten).
Основание: Гражданский процессуальный кодекс — ZPO; •
связанные с хранением денег и ценных бумаг в банках, сберегательных кассах и получением от них кредитов — договора, решения, уведомления (Bankunterlagen), документы, подтверждающие получение кредита и его погашения (Kreditunterlagen).
Основание: Банковское законодательство — Banken-und Versicherungsgesetz
До окончания срока договора (а в части только налогового аспекта — в течение 10 лет): документы о различных видах страхования (кроме социальных);
при страховании личных транспортных средств (Autoversicherung) — договор о купле (Kaufvertrag),
справка о налоге на собственника автомобиля (Kraftfahrzeugsteuerbescheid),
технические документы на автомобиль (другое транспортное средство);
докумены о найме квартиры — договор о найме (Mietvertrag),
протокол о передаче (UEbergabeprotokoll),
расчеты расходов по эксплуатации квартиры (Nebenkosten-abrechnungen),
расчеты, которые являются решающими при переговорах о размере залога (Kaution) и компенсации — Abstand (например, стоимость кухонного оборудования, настиле полов и т.д.); документы на собственную квартиру или земельный участок — выписка из поземельной книги (Grundbuchauszug), расчеты на строительство (Baurechnungen),
расчеты, которые при купле имеют решающее значение для переговорах о цене квартиры (земельного участка).
Основание: Кодекс гражданских законов — BGB В течение 10-ти лет следует хранить документы, касающиеся: уплаты подоходного налога, а именно, комплекты документов к налоговой декларации (Steuererklaerung), в т.ч. расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen) и все платежные квитанции (Quittungen), которые прилагаются к декларации; решения и уведомления налоговых органов (Steuerbescheide).
Основание: Налоговое законодательство — AO, EStG, GewStG. использования расчетного счета в банках и сберегательных кассах (Kontoauszuege, Rechnungen, Quittungen) Основание: Налоговое и банковское законодательство ведения самостоятельной трудовой деятельности — вступительный баланс (Eroeffnungsbilanz),
бухгалтерские документы (Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbuecher) и все приложения к ним (Buchungsbelege),
описи имущества (Inventur), годовые отчеты (Jahresabschluss),
по уплате налогов всех видов (Steuerunterlagen),
указаний по ведению работы (Arbeitsanweisungen) и оформлению ее результатов (Proektunterlagen, Fertigungs-unterlagen).
Основание: Ремесленное уложение и налоговое законодательство В течение 6-ти лет следует хранить деловую переписку и переписку с государственными ведомствами, а именно: получаемые и отправляемые деловые письма (Geschaeftsbriefe);
получаемые от государственных ведомств решения (Bescheide) и уведомления (Benachrichtigungen).
Основание: Кодекс гражданских законов — BGB В течение 2-х лет следует хранить договоры о купле (Kaufvertraege) различных видов движимого имущества (кроме транспортных средств), а также платежные документы (Rechnungen, Quittungen) при оплате различных видов услуг (за радио и телевидение, телефон, почтовые отправления и получения, Интернет, потребляемую энергию, воду, подписку на газеты и журналы, за услуги врачей, нотариусов, адвокатов и т. п.).
Основание: Кодекс гражданских законов — BGB В течение 6-ти месяцев следует хранить платежные документы за ремесленные услуги (Handwerkleistungen) и документы, подтверждающие различные недостатки в ходе организованных экскурсий и путешествий (Reisemaengel).
Основание: Ремесленное уложение — HGB, Кодекс гражданских законов — BGB
Примечание:
1. Документы, которые хранятся на жесткой плате компьютера или технических носителях информации (компакт-дисках, дискетах), должны быть распечатаны во избежание порчи приборов и принадлежностей к ним.
2. Сроки хранения относятся как к подлинникам документов, так и к копиям их с печатями или штампами соответствующих учреждений.

Архив

Anzeige

Anzeige

Присоединяйся!